Il Business Process Management (BPM) è una disciplina chiave per le aziende moderne che mirano a migliorare l’efficienza operativa, aumentando flessibilità e innovazione. 

Offrendo un approccio strutturato, la gestione dei processi costituisce un pilastro fondamentale per consentire alle aziende di monitorare quest’ultimi in modo efficiente ed efficace, agevolando l’identificazione, progettualità ed esecuzione in modo ottimizzato.

Le Funzionalità Principali del Business Process Management

Innanzitutto, il Business Process Management rappresenta un approccio strategico per migliorare le operazioni aziendali, fornendo strumenti e metodologie per modellare, automatizzare, analizzare e ottimizzare i processi, garantendo al contempo la conformità e la gestione efficace dei rischi.

  • Una delle prime tappe nel percorso del BPM è la Modellazione dei Processi, che coinvolge la creazione di rappresentazioni visive dei flussi di lavoro. 
  • Questo permette di ottenere una visione chiara delle attività coinvolte, delle relazioni che vi intercorrono e dei tempi di esecuzione necessari, facilitando la comprensione e la comunicazione all’interno dei team e del personale complessivo dell’organizzazione.
  • Successivamente, il BPM facilita l’Automazione dei Processi: una volta definiti, il BPM consente infatti di implementarli utilizzando strumenti software specializzati come i sistemi di workflow. Ciò consente di eliminare i processi manuali ripetitivi, migliorando la coerenza e l’efficienza complessiva delle attività aziendali.
  • Un altro elemento cruciale all’interno della disciplina di Business Process Management  è l’Analisi dei Processi, che consiste in una valutazione approfondita dei processi esistenti per individuare aree di inefficienza, ritardi o sprechi. 

Questa tipologia di analisi fornisce così informazioni preziose per identificare le opportunità di miglioramento e ottimizzazione, molto importanti e utili.

Inoltre, attraverso un ciclo di miglioramento noto come ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act), in cui i processi vengono costantemente valutati e adattati per rispondere ai cambiamenti interni ed esterni si dà l’avvio ad un ciclo interno di perpetua ottimizzazione e miglioramento. Un approccio tale da garantire che l’azienda rimanga agile e reattiva, nonostante le mutevoli esigenze che possono provenire dal mercato.

Infine, il BPM supporta attivamente la Gestione dei Rischi e della Conformità, integrando controlli e procedure direttamente nei processi aziendali. Ciò aiuta le aziende a gestire i rischi operativi e a garantire la conformità normativa, fornendo un quadro solido per una governance efficace e responsabile.

Business Process Outsourcing (BPO): Esternalizzare per Concentrarsi sul Core Business

All’interno del macro-ambito del Business Process Management (BPM), il Business Process Outsourcing (BPO) emerge come una strategia interna di rilievo, utile  per ottimizzare l’esecuzione dei processi aziendali

Il BPO implica dunque la delega di specifiche funzioni aziendali a fornitori esterni specializzati, offrendo al contempo un interessante formula di integrazione al BPM stesso. 

Esaminiamo più da vicino come il BPO si integra e apporta valore all’ambito del BPM:

Uno dei cardini del BPO è il suo Focus sulle Competenze Chiave, infatti attraverso l’esternalizzazione, le aziende possono concentrare le proprie risorse e competenze sulle attività fondamentali, mentre delegano funzioni non essenziali a esperti esterni. 

Questo consente un uso ottimale delle risorse interne e una maggiore focalizzazione sui punti di forza aziendali.

Il BPO offre anche Accesso a Risorse Specializzate, che i fornitori di servizi di BPO mettono a disposizione insieme a competenze altamente specializzate in tecnologie all’avanguardia che potrebbero non essere facilmente accessibili invece internamente.

Inoltre, il BPO porta una notevole flessibilità operativa, che le aziende possono adattare rapidamente in modo strategico alle proprie risorse e capacità, in risposta ai cambiamenti del mercato, senza dover affrontare oneri legati a investimenti in nuove infrastrutture o risorse interne. 

Infine, il BPO può condurre a una significativa Riduzione dei Costi Operativi: grazie ad economie di scala e alla maggiore efficienza offerte dai fornitori esterni, le aziende possono ottenere risparmi sostanziali sui costi operativi. Questo può liberare risorse finanziarie preziose che possono essere reinvestite altrove per sostenere la crescita aziendale o migliorare ulteriormente i processi interni.

  • In sintesi, il Business Process Outsourcing, integrato all’interno della strategia di Business Process Management, si configura come un’opportunità preziosa per le aziende desiderose di ottimizzare le proprie operazioni, sfruttando competenze specializzate e adattandosi con agilità ai cambiamenti del mercato, il tutto mantenendo un focus costante sulla redditività e l’efficienza complessiva delle attività aziendali.

Il Business Process Management (BPM) è quindi essenziale per le aziende che mirano a ottimizzare i propri processi operativi e a guidare l’innovazione. Integrando il Business Process Outsourcing (BPO) all’interno della strategia BPM, le aziende possono concentrarsi sulle proprie competenze distintive, migliorare l’efficienza e ridurre i costi complessivi.

Tuttavia, è fondamentale per le aziende valutare attentamente le proprie esigenze specifiche e identificare le opportunità di ottimizzazione dei processi prima di adottare soluzioni BPM e BPO per massimizzare il successo a lungo termine.